Controles Administrativos

Os controles e procedimentos administrativos podem ser mais ou menos sofisticados e completos. Pela nossa experiência, isso depende muito de você gostar de administração e ter tempo para implementá-los. Existem, porém, alguns que são básicos e, nenhuma empresa sobrevive sadiamente sem eles.

Mapa diário de vendas
Este controle pode ser feito facilmente em uma planilha Excel ou similar e deve ser segmentado: bicicletas, acessórios, peças e serviços de oficina (estes últimos sub-segmentado em mão de obra e peças).

Livro de ponto dos funcionários
Este controle geralmente é fornecido pelo escritório de contabilidade e deve ser preenchido com rigor, pois será fundamental na hora de confeccionar a folha de pagamento, com eventuais atrasos a serem descontados ou horas extras a serem pagas.

Contas a pagar e a receber
Este controle também pode ser facilmente feito em uma planilha. É importante que se crie uma rotina para preenchimento diário, pois pode sempre acontecer um esquecimento e ocorrer um protesto de duplicata etc...

Fluxo de caixa
É fundamental para o conhecimento da situação financeira do dia-a-dia. Também pode ser feito em planilha, inclusive acoplado ao "contas a pagar e receber", com transferência automática de dados.

Mapa mensal de vendas
Pode ser automatizado na mesma planilha do mapa diário de vendas.

Lucro e prejuízo mensal
Este controle refletirá o desempenho da empresa. É onde está condensado o faturamento, impostos, custos dos produtos vendidos e todos os custos fixos tais como, aluguel, água, luz, telefone, salários e encargos, contabilidade e insumos diversos. No final é apurado o resultado mensal (lucro ou prejuízo). Neste controle fica fácil visualizar o desempenho como um todo, corrigir as eventuais falhas e implementar melhorias.
 

 
Alguns procedimentos, principalmente no tocante a comunicação com os funcionários, se adotados poderão evitar problemas sérios.

1. Coloque por escrito e distribua aos funcionários as regras gerais da empresa. Isso inclui horários, política de descontos por atrasos e faltas, de pagamento de horas-extras, cuidados necessários com as instalações, uniformes e ferramentas.

2. Instale em lugar fora das vistas dos clientes um quadro, para fixar avisos, tais como feriados, mudança de procedimentos etc...

3. Instale também um quadro com os horários de funcionamento da loja.

4. Promova uma reunião (que pode ser um bate papo informal) de preferência semanal, e discuta com os funcionários os problemas que possam existir. Não deixe também de mencionar os sucessos.

5. Treinamentos: diversas vezes percebemos que um funcionário é bem intencionado, tem potencial, mas faz algumas bobagens no dia-a-dia. Tente dar a ele um treinamento para corrigir as falhas. Isto dá um pouco de trabalho, porém é mais eficiente e barato do que demiti-lo e começar tudo de novo.
 

 
Bicicletarias são visadas por assaltantes. Aqui vão algumas dicas:

1. Invista em portas, fechaduras e cadeados de boa qualidade.

2. Caso pretenda atuar no segmento de bicicletas importadas, considere a utilização de alarmes e serviços de monitoramento. Os custos desses serviços estão caindo e pode significar um bom custo x benefício.

3. Faça um seguro da loja. Não deixa de ser um custo extra, mas vale à pena. Um assalto pode arruinar uma empresa.

4. Caso haja um balcão com o caixa, tente colocá-lo no fundo na loja. Nunca perto da porta de entrada.

5. Mesmo que não seja obrigatório por lei, mantenha sempre um extintor de incêndio, de pó químico de preferência, em algum local de fácil acesso. É barato e pode ajudar em uma eventualidade. Não se esqueça que você utilizará na oficina produtos de alta combustão, como lubrificantes, anti-oxidantes etc.

6. Instrua seus funcionários como agir em caso de um eventual assalto.